Maak je meerjarenplan strategisch!

Honderden Vlaamse lokale besturen zijn momenteel bezig met de opmaak van hun meerjarenplan. Enkele tips op basis van onderzoek die kunnen helpen om van het meerjarenplan een relevant strategisch document te maken. Deze tips zijn op basis van een recente meta-analyse omtrent strategische planning gebruikmakend van meer dan 20 jaar empirisch onderzoek.

– Zorg voor een formeel strategisch planningsproces. Dit betekent dat er minstens drie belangrijke taken tijdens het proces worden uitgevoerd: (1) Er wordt een analyse (en mogelijke herformulering) gedaan van het mandaat, de missie, de waarden en de visie van het lokaal bestuur alsook van de eigen organisatie (sterktes / zwaktes) en de omgeving (opportuniteiten / bedreigingen). (2) Op basis van deze analyse worden strategische issues bepaald, dit zijn de fundamentele uitdagingen van het lokaal bestuur die haar mandaat, missie, waarden, visie, organisatie en omgeving kunnen impacteren, deze issues vormen samen de strategische agenda van het bestuur en moeten continu opgevolgd worden. (3) In het meerjarenplan wordt duidelijk omgeschreven hoe elke issue concreet wordt aangepakt – wat het lokaal bestuur zal doen, waarom, hoe en wanneer; hier horen ook duidelijke doelen en acties bij.

– Zorg voor een omvattend strategisch planningsproces. Omvattendheid betekent dat er tijdens strategische planning verschillende mogelijke opties worden besproken om een bepaalde strategische issue aan te pakken. Deze opties worden met elkaar vergeleken en op een onderbouwde manier wordt de meest relevante optie uiteindelijk gekozen. Dit kan gerealiseerd worden via, bijvoorbeeld, een strategische kaart. Dergelijke kaart start vanuit de strategische issue, vervolgens voegt men gevolgen toe als deze issue niet wordt aangepakt, daarna worden verschillende mogelijke opties toegevoegd die de issue kunnen aanpakken en finaal worden de belemmeringen van elke optie ook toegevoegd. De kaart omvat dus (1) de gevolgen indien een strategische issue niet zou worden aangepakt, (2) de strategische issue zelf, (3) de verschillende strategische opties die het lokaal bestuur heeft om de issue aan te pakken en (4) de belemmeringen bij elke optie. Dergelijke kaart biedt inzicht in de complexiteit van het meerjarenplan, zorgt voor weloverwogen beslissingen, stimuleert creatieve oplossingen en zorgt voor een breder systemisch perspectief op het meerjarenplan.

– Zorg voor duidelijk stakeholdermanagement tijdens strategische planning. Een modern lokaal bestuur ontwikkelt een meerjarenplan in co-design met haar stakeholders. Het is echter belangrijk dat stakeholderbetrokkenheid tijdens strategische planning onderbouwd wordt georganiseerd. Gewoon zoveel mogelijk stakeholders betrekken gedurende het volledige proces kan verkeerde verwachtingen doen ontstaan, en zorgt mogelijk voor ontevredenheid bij stakeholders of besluitloosheid bij het lokaal bestuur. Doe met andere woorden continu aan stakeholdermanagement doorheen elke stap van het strategisch planningsproces: Wie ga je betrekken, wanneer, waarom, hoe, met welke verwachtingen? Er zijn verschillende tools beschikbaar om dit te organiseren, zo maken sommige besturen gebruik van strategy labs, stakeholder fora, info-sessie, etc. . Zomaar een tool gebruiken omdat dit mogelijk “goed” klinkt of verwacht wordt, is weinig strategisch. Elke tool heeft een waarde in een specifieke stap van strategische planning en lokale besturen dienen heel bewust na te denken hoe de tools daadwerkelijk strategisch in te zetten.

Het is belangrijk om te benadrukken dat, wanneer aan bovenstaande praktijken is voldaan, strategische planning organisaties helpt om beter te presteren. Voornamelijk de capaciteit van organisaties om haar doelen te bereiken stijgt wanneer aan “goede” strategische planning wordt gedaan. Veel succes met de nieuwe cyclus en aarzel niet om goede praktijken te delen!

Hoogachtend

Prof. dr. Bert George

bert.george@ugent.be

Referenties

George, Bert, Richard M Walker, and Joost Monster. 2019. “Does Strategic Planning Improve Organizational Performance? A Meta-analysis” Public Administration Review 79(6), 810-819. https://doi.org/10.1111/puar.13104


One thought on “Maak je meerjarenplan strategisch!

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s